Collectivités locales et territoriales : optimisation logicielle de la gestion

Tout comme les sociétés, les collectivités locales et territoriales doivent aussi utiliser un logiciel de gestion pour bien fonctionner. L’optimisation de ce logiciel de gestion est vraiment nécessaire pour qu’il s’adapte réellement aux besoins et aux tâches de la collectivité publique. Quel logiciel choisir ? Comment optimiser le logiciel ? Les réponses pour chacune de ces question dans cet article.

Collectivités locales et territoriales : pourquoi utiliser un logiciel de gestion ?

Il y a plusieurs sociétés qui proposent des solutions aux collectivités locales et territoriales afin que ces dernières gèrent mieux leurs projets et tâches. Il s’agit d’un Logiciel collectivité publique, un logiciel spécial pour les mairies, les régions, les communes et les collectivités d’outre-mer.

L’Etat ne cesse d’encourager les collectivités publiques à embrasser le concept de smart cities pour qu’elles améliorent la qualité de leurs services, satisfaire les administrés et réduire leurs dépenses. La dématérialisation ne doit pas seulement être vue comme une obligation réglementaire, mais comme une solution qui peut faire la force de la collectivité publique. C’est ainsi que de plus en plus de villes ont changé leur façon de fonctionner pour se créer des opportunités d’évolution. Elles ont donc décidé d’utiliser des logiciels de gestion pour faciliter la gestion de leurs communes.

Les collectivités locales et territoriales exercent de nombreux métiers, et le plus souvent, chaque métier nécessite des applications spécifiques. Pour ces collectivités, un logiciel de gestion présente plusieurs avantages. Il est important de savoir que cet outil permet de rendre possibles les points suivants :

Réduire et faciliter les délais d’exécution des tâches

Améliorer la qualité des informations

Rendre fiables et simplifier les procédures

Adapter les ressources en fonction des objectifs

Aider tout le monde à la prise de décision

Faciliter la communication en interne et en externe en améliorant la diffusion de l’information

Mieux piloter et traiter les travaux des administratifs

Accroître la réactivité en mettant rapidement à disposition des utilisateurs les informations qu’ils recherchent

Réduire l’utilisation des exemplaires papiers.

Comment doit être un logiciel pour collectivités locales et territoriales ?

Un logiciel de collectivité publique doit permettre l’automatisation de nombreuses tâches. Quoi qu’il en soit, même si les collectivités territoriales doivent se lancer dans l’utilisation de logiciels de gestion, il faut que ces derniers soient bien choisis afin de répondre exactement aux besoins des collectivités, les buts étant la facilitation de leurs tâches et l’amélioration de leurs services.

Pour chaque collectivité territoriale et locale, un bon logiciel doit répondre à plusieurs critères :

Permettre à la collectivité de piloter tous ses projets, même les plus ambitieux;

Lui offre la possibilité de générer des économies d’échelle;

Lui permettre également de créer de la valeur ajoutée pour chaque prise de décision;

S’adapter facilement aux différentes évolutions réglementaires et techniques imposées par le secteur public;

Être accessible pour que l’agent puisse travailler n’importe où;

Être facile à prendre en main;

Être efficace;

Faciliter la traçabilité des documents;

Garantir totalement la sécurité et la confidentialité des données;

Faciliter l’interaction et la communication avec tous les collaborateurs;

Être personnalisable.

Le logiciel utilisé doit rendre plus facile le pilotage de chaque tâche de la collectivité. Il doit aussi simplifier l’accompagnement de chaque agent et faciliter la prise de décision des agents responsables du secteur public ayant le pouvoir de prendre des décisions. La connaissance de ces critères est donc plus qu’essentielle pour que chaque collectivité territoriale puisse choisir son logiciel de gestion.

Libre ou propriétaire : Quel logiciel choisir ?

La collectivité peut utiliser un logiciel propriétaire ou libre. quant au premier choix, fonctionnant en full web, il est installé sur des serveurs distants. son plus grand avantage est son faible coût d’acquisition par rapport au logiciel propriétaire. Et comme il dispose d’une licence libre, il peut donc être utilisé par toutes les collectivités. Il peut aussi être modifié par la collectivité qui l’utilise.

Le logiciel propriétaire doit être acheté par la collectivité territoriale à un coût plus ou moins important. Et pourtant, il est plus attractif du fait de sa qualité. Le logiciel propriétaire peut répondre réellement aux besoins de la collectivité qui l’utilise.

Une solution pour optimiser le logiciel de gestion pour collectivités locales et territoriales

Chaque collectivité territoriale est unique et doit se servir d’un logiciel qui lui est adapté. Il existe des sociétés qui proposent des solutions de gestion pour faciliter les missions des collectivités territoriales. Afin de proposer le logiciel de gestion le mieux adapté à une collectivité, la société doit d’abord analyser le contexte d’utilisation du logiciel et les besoins de la collectivité. Ce n’est qu’après qu’elle propose les solutions les mieux adaptées pour la collectivité.

En outre, grâce à des ingénieurs informatiques et d’autres experts, elle comprend les attentes de la collectivité et lui conseille sur le choix du logiciel de gestion et sa personnalisation. L’optimisation logicielle de la gestion est ainsi assurée pour un meilleur fonctionnement de la collectivité.