Aujourd’hui, la mise en place d’une solution de collaboration est désormais essentielle afin de favoriser les interactions entre les différentes équipes d’une entreprise. Il s’agit d’une plateforme collaborative. Toutefois, si vous souhaitez en tester une pour voir ce que cela peut apporter à la vôtre en termes de performance, il est important de bien la choisir. Vous devez d’abord définir vos besoins afin de trouver la plateforme collaborative la mieux adaptée à votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel ou une sorte de stockage partagé entre plusieurs collaborateurs. Elle permet de centraliser les informations, les applications et les outils relatifs à un projet. Chaque employé pourra ainsi accéder facilement aux données de l’entreprise et avancer dans la même direction, quelle que soit sa localisation. Cette solution de collaboration est donc la meilleure alternative pour transmettre simultanément et en temps réel les mêmes informations à tout le monde. Elle peut être aussi utile pour l’identification des intervenants, le partage de documents, la mise à jour des données, le suivi des plannings, etc. Une plateforme collaborative permet donc de gagner en efficacité, car elle simplifie les tâches de suivi des projets des équipes et leur permet de mieux travailler ensemble. Toutefois, avec la multiplication des offres de collaboration qui s’offrent à vous, il n’est pas facile de choisir le bon outil. Vous pouvez même trouver en ligne une plateforme collaborative qui peut également rassembler plusieurs outils dans un seul espace de travail.
Quels sont les éléments à prendre en compte pour choisir une plateforme collaborative ?
Avant de choisir sa plateforme collaborative, il est important de prendre en compte plusieurs éléments. Vous devez d’abord déterminer les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à la plateforme. Souhaitez-vous l’utiliser pour favoriser l’innovation collaborative ou mettre en place une simple base de connaissance pour bien gérer votre projet ? Vous pourrez ainsi identifier les besoins de votre entreprise et formaliser les indicateurs qui vous aideront à les mesurer. Anticiper la conduite du changement est aussi une étape indispensable à suivre pour vous assurer de l’implication future et de l’adhésion de tous les utilisateurs. Afin de choisir la solution la plus adaptée, vous devez également vérifier que les paramètres de la plateforme correspondent parfaitement à culture de votre entreprise. Assurez-vous que celle-ci soit en phase avec plus d’agilité et d’ouverture. Une fois que vous avez identifié tous ces points, vous serez plus armés pour effectuer un meilleur choix entre les différentes solutions qui existent. Vous pourrez ainsi profiter d’un outil ergonomique présentant les fonctionnalités essentielles à la réussite de votre projet.
Quelles sont les fonctionnalités clés d’une plateforme collaborative à privilégier ?
En fonction des objectifs recherchés, une plateforme collaborative peut être spécialisée ou généraliste. Mais, dans tous les cas, elle doit présenter des fonctionnalités clé qui devront s’adapter à l’ensemble des besoins. Elle doit être accessible de n’importe quel support, par n’importe quel membre et à n’importe quel moment. Tous les collaborateurs pourront ainsi accéder facilement aux outils de travail et documents dès qu’ils en auront besoin. Elle doit être conviviale, intuitive et facile à utiliser. Vous bénéficierez ainsi d’un gain de temps considérable, car vous n’aurez plus à suivre une longue formation avant de la manipuler. Assurez-vous aussi qu’elle présente une option « recherche de contenu » afin de trouver une information, une archive ou un projet le plus rapide possible. Un bon outil vous permettra de réaliser un suivi intégral de A à Z de votre projet. Une vue d’ensemble compte aussi parmi les fonctionnalités qu’elle doit avoir. Il est alors conseillé d’opter pour une Plateforme collaborative CSE qui vous propose des indicateurs clés pertinents vous permettant de prendre de bonnes décisions.
Quels sont les principaux avantages d’une plateforme collaborative ?
Une plateforme collaborative présente plusieurs avantages. D’abord, elle facilite le travail et la coordination entre les collaborateurs. Chaque utilisateur pourra ainsi accéder directement à la gestion du projet et participer à l’élaboration des documents liés à cet espace de travail virtuel. Cet outil collaboratif offre d’autant plus la possibilité de répartir les tâches de chacun et d’élaborer un calendrier des activités. Tous les collaborateurs pourront ainsi en même temps avancer leurs avis dans des conditions idéales, car ils sont tous au courant de « qui fait quoi ». D’où un gain de temps considérable. Au vu de ses nombreuses fonctionnalités, une plateforme collaborative permet aussi de fluidifier la communication grâce aux outils de messagerie collaborative tels que la visioconférence, le chat, le mail, etc. De cette manière, elle favorisera la cohésion entre toutes l’équipes ; ce qui permet une meilleure productivité générale et une meilleure réactivité. Son avantage le plus intéressant se trouve au niveau de la sécurité. Elle fiabilise, en effet, toutes les données sensibles pour ne pas être divulgué. Les niveaux d’accès de chacun sont, d’ailleurs, modifiables et personnalisables.