La signature électronique est officiellement reconnue sur le territoire européen depuis l'application de la directive 1999/93/CE en 1999. Elle permet de garantir l'intégrité d'un document électronique et d'en authentifier son auteur. Infalsifiable, elle ne peut pas être copiée ou annulée. Désormais, elle bénéficie même d'un statut identique à celui de son équivalent manuscrit et d'effets juridiques similaires. Elle s'affirme donc comme un atout indispensable lors des échanges commerciaux.
Un gain de temps
De l'avis de tous les utilisateurs, le principal intérêt de la signature électronique reste le gain de temps. Elle permet en effet de s'affranchir des habituelles étapes nécessaires à la validation d'un document. Et plus ce dernier aura de l'importance ou de la complexité, et plus ce sera long pour obtenir une signature.
Mieux encore, les solutions informatiques modernes permettent de générer des envois automatisés aux différents signataires. Un simple oubli de distribution peut en effet avoir des conséquences désastreuses pour votre activité commerciale. Une solution de signature électronique performante est également en capacité de générer des rappels en cas de retard (évitant ainsi la rédaction de mails de relance) et de suivre en temps réel l'avancée du processus de validation du document. Imaginez un peu le temps économisé en s'affranchissant de ces tâches souvent chronophages et sans valeur ajoutée véritable !
Pour mettre en place facilement une telle solution au sein de votre entreprise et vous conformer aux exigences des normes européennes en vigueur, n'hésitez pas à vous doter d'un logiciel de signature électronique.
Des économies financières
On n’y pense pas toujours, mais la signature électronique et la dématérialisation des documents semblent idéales pour réduire la consommation de papier. Celle-ci est loin d'être négligeable, surtout dans les plus grandes sociétés ou dans les administrations. Dans le même temps, vous diminuerez aussi les frais d'encre nécessaires au bon fonctionnement des imprimantes. Une telle évolution aura également des répercussions favorables sur la protection de l'environnement. Franchement, pensiez-vous réellement qu'un tel dispositif numérique vous permette d'allier économies et écologie ?
Comme le rappelle le spécialiste de la signature électrique sur son site vsign.fr, la mise en place d'une telle évolution se traduira aussi par un archivage et un classement plus performant. Terminées les longues minutes de recherche avant de retrouver un document ! Il suffit désormais d'utiliser une solution GED (Gestion électronique de documents) pour accéder à toutes les informations. Vous économiserez également de l'espace (plus de salle des archives par exemple) et vous gagnerez en confort.
Une meilleure sécurité
Le fonctionnement de la signature électronique garantit des niveaux de sécurité et de confidentialité particulièrement élevés. Cette solution dispose même de trois degrés de fiabilité distincts :
- "standard" avec une simple case à cocher
- "avancé" : l'identité du signataire est liée à la signature
- "qualifié" : chaque signataire devra préalablement s'identifier auprès d'un fournisseur externe de confiance
Vous aurez sans doute déjà compris que le niveau "standard" est le plus contestable. Les deux autres niveaux présentent en revanche une valeur juridique bien plus importante. Ils pourront donc être utilisés pour valider des documents importants (avec une forte dimension financière ou des risques potentiels nombreux). Aujourd'hui, de nombreuses transactions immobilières sont, par exemple, conclues via ce système.
Pour obtenir de plus amples informations à propos des différents niveaux de sécurisation de la signature électronique, n'hésitez pas à vous intéresser aussi à la réglementation européenne sur la protection des données (RGPD) et au règlement eIDAS entré en vigueur en 2016.
N'ayez pas crainte non plus de solliciter un avocat afin d'aborder avec lui les enjeux réglementaires et juridiques induits par cette solution, ainsi qu'un prestataire informatique pour évoquer les contraintes techniques, et notamment la mise en place de la signature électronique en mode SaaS ("Software as a Service" ou fonctionnement de type "cloud").
Une plus grande flexibilité
La signature électronique s'inscrit pleinement dans une démarche de transformation numérique d'une entreprise. Elle incarne même un signe important de modernité et de flexibilité dans vos services. En effet, cette validation des documents est conforme avec les nouvelles pratiques professionnelles. Depuis la crise sanitaire provoquée par le Covid-19, de plus en plus de salariés télétravaillent un ou plusieurs jours par semaine. Cette nouvelle manière de travailler implique le recours à des solutions "à distance" comme la signature électronique par exemple.
L'évolution numérique d'une entreprise peut également avoir des répercussions insoupçonnées. Elle peut, par exemple, faciliter les campagnes de recrutements. Vous disposerez en effet d'un nombre plus important de candidats pour chaque poste, et notamment les plus jeunes, attirés par la performance de vos processus numériques.